5 простых шагов для перехода к безбумажным технологиям

Как избавиться от всех бумажных документов и сделать их доступными для поиска и доступа, где бы Вы ни находились?

Предлагаем Вам 5 простых шагов, которые помогут оптимизировать документооборот и повысить эффективность работы Вашей компании.

1. Сканируйте ваши документы

Этот шаг, безусловно, является обязательным для того, чтобы все Ваши бумажные документы перевести в цифровой вид.

Использование безбумажных технологий и систем требует определенной дисциплины, когда дело доходит до сканирования ваших документов. Чем дольше Вы откладываете этот этап работ, тем более утомительным будет его выполнение. 

Поэтому для упрощения данной задачи желательно подобрать сканирующее устройство, которое выдает изображение с высоким разрешением и будет удобным в использовании.

2. Преобразуйте ваши документы в PDF-файлы с возможностью поиска

Когда дело доходит до архивирования цифровых документов, формат PDF является признанным стандартом. Он универсален и совместимым с любыми операционными системами (Windows, Mac, Linux, IOS, Android и т. д.). Ваши PDF-файлы всегда будут выглядеть так же, как и исходный бумажный документ.

Еще одно большое преимущество формата PDF заключается в том, что Вы можете сделать его доступным для точечного поиска, что позволит искать слово или предложение, не просматривая весь документ. Эта функция экономит много времени, когда Вы ищете конкретную информацию в большом объеме данных.

Для того, чтоб все отсканированные документы были доступны для точечного поиска, необходимо использовать программу оптического распознавания символов (OCR). Это программное обеспечение будет распознавать и извлекать текст из документов без необходимости перепечатывать его. После чего создаст PDF-файл, который идеально соответствует исходному виду документов.

3. Сжимайте размер файлов, чтобы сохранить место для хранения данных

Переход к безбумажным технологиям и системам влечет за собой хранение большого количества документов и файлов. А это может повлечь за собой увеличения размера, и, соответственно, удорожание места для хранения этой информации. 

Чтобы оптимизировать размер файлов, Вы можете использовать технологию для сжатия документов. Эта функция уменьшит размер ваших PDF-файлов, не влияя на их качество.
Например, в программном обеспечении «Readiris» используется технология сжатия «iHQC», которая позволяет сжимать файлы PDF до 50 раз

Помимо этого, чем меньше размер файла, тем легче и быстрее его можно пересылать через LAN / WAN или электронную почту.

4. Экспортируйте свои документы в защищенное облачное хранилище

Размещение и хранение документов на жестком диске имеет два недостатка. Первый – Вы подвергаете себя опасности потерять все файлы и документы в случаях сбоя программного или аппаратного обеспечения. Второй – это только локальный доступ к документам и файлам. 

Современные облачные решения позволяют легко получать доступ к документам и файлам, где бы вы ни находились, и какое бы устройство не использовали (компьютер, смартфон или планшет). Эти сервисы чрезвычайно надежны и безопасны.

5. Организуйте свое облако облачное хранилище

Решения облачного хостинга обычно предлагают возможность создавать папки и подпапки для организации и структурирования файлов. Кроме того, некоторые из них также позволяют добавлять теги и ключевые слова к документам, чтобы их можно было легко найти. 

Тем не менее, преимущество использования PDF-файлов с возможностью поиска делает возможным поиск определенной части информации среди множества документов. Таким образом Вы сможете найти нужный документ, без особых затрат времени.

IRIS разрабатывает программное обеспечение для оптического распознавания символов и их преобразования. Программное обеспечение и продукты IRIS помогают людям повысить их производительность при сканировании, редактировании и обмене цифровыми файлами. 

По вопросам приобретения решений IRIS обращайтесь к нашим специалистам +380 (44) 383 4410 или sales@softico.ua

Похожие новости