5 главных преимуществ совместной работы в OneDrive

Эффективная командная работа является основой большинства успешных предприятий, независимо от того, находится ли команда в одном офисе или работает по всему миру. Независимо от того, взаимодействуете ли Вы со сторонними поставщиками или коллегами по удаленной работе, наличие необходимых инструментов для совместной работы имеет значение.

OneDrive – облачное хранилище, созданное ведущим разработчиком программного обеспечения – корпорацией Microsoft, помогает Вашей организации преобразовать цифровое рабочее место, а также повысить производительность без ущерба для удобства пользователя или безопасности данных.

  1. Простота

OneDrive позволяет легко обмениваться файлами внутри и за пределами организации через Интернет, настольные компьютеры, мобильные устройства и Office. Вы можете легко поделиться файлом или папкой с коллегами, отправив им ссылку. Чтобы убедиться, что Ваши данные не попадают в чужие руки, Вы можете выбрать, для кого будет работать ссылка: для всех, у кого есть ссылка; для пользователей только в вашей организации, у кого есть ссылка или только для тех, кого Вы указали. Вы также можете получить ссылку, которая будет работать для людей, которые уже имеют доступ к документу, без добавления дополнительного доступа.

  1. Безопасность

Если Вы используете ссылки для общего доступа, Вы можете легко защитить файл, установив дату истечения срока, чтобы ограничить доступ после запланированного периода. В последней версии OneDrive также позволяет заранее назначать пользовательские пароли для защиты общего содержимого и требовать, чтобы каждый, кто обращается к ссылке вводил пароль.

Вы всегда можете контролировать, кто имеет и не имеет доступ к вашему контенту. Вы можете легко управлять доступом, добавлять и удалять отдельных пользователей по общим ссылкам или полностью прекратить совместное использование и многое другое.

  1. Социальный аспект

Исследование Gartner о цифровом рабочем месте, проведенное в 2018 году, показывает, что к 2022 году 50% организаций будут использовать совместное редактирование документов в качестве стандартного метода взаимодействия для создания документов.

Office изначально поддерживает совместную работу с общими шаблонами, такими как комментарии и @упоминание имени. С помощью @упоминания имени пользователи могут привлекать коллег к документу и переключать их внимание именно туда, где это нужно. Если указанный пользователь не имеет доступа к документу, OneDrive и Office предложит пользователю поделиться документом в упрощенном режиме.

OneDrive также отправит Вам электронные письма, сообщающие, когда Вас упомянули, и перенаправит прямо туда, где Вас упомянули, например, точный слайд PowerPoint. Если Вы пропустите отправленную вам ссылку для обмена, через 7 дней OneDrive автоматически отправит письмо-напоминание, чтобы пользователи могли быть в курсе того, что для них важно.

  1. Smart-технологии

Благодаря интеграции с календарем Outlook, OneDrive может сэкономить Ваше время и усилия. Если Вы представляете презентацию PowerPoint, хранящуюся в OneDrive, Вам будет предложено поделиться ею с другими участниками после окончания собрания. Если Вы используете мобильное приложение OneDrive для захвата белой доски во время собрания, Вам также будет предложено поделиться ею с участниками.

При выборе, с кем делиться документами, OneDrive автоматически предлагает коллег на основе предыдущих предпочтений совместного использования и связи.

  1. Контроль

Одной из самых больших проблем, с которыми сталкиваются администраторы, является риск утечки данных, поэтому OneDrive дает им наглядность и контроль, необходимые им для управления своими пользователями и данными.

Некоторые ключевые элементы управления:

  • Для ссылок, которые работают для всех, администраторы могут установить время истечения и максимальный уровень контроля доступа для ссылок
  • Администраторы также могут ограничивать общий доступ к контенту для определенных доменов и контролировать совместное использование внешних пользователей.
  • Администраторы могут применять расширенные политики DLP и метки чувствительности для комплексной защиты информации и отслеживать поведение пользователей с помощью журналов аудита и отчетов.
  • Недавняя функция, выпущенная в Preview, интегрирует внешнее совместное использование с Azure AD B2B, поэтому, когда пользователь совместно использует элемент с внешним пользователем, для этого внешнего пользователя в Azure AD немедленно создается учетная запись гостя (если она еще не существует). В результате любые политики входа в систему или условного доступа, действующие в вашей организации, будут действовать на этих внешних пользователей, сохраняя при этом простое взаимодействие с получателями одноразовых паролей.

По вопросам приобретения решений Microsoft обращайтесь к нашим специалистам +380 (44) 383 4410 или sales@softico.ua

Похожие новости